✅ Step 1: UAI Approval / Aprobación del UAI
📝 You’ve been approved through a UAI — you’re eligible for Medicaid waiver services.📝 Ha sido aprobado a través del UAI — es elegible para servicios de exención de Medicaid.
🔹 For CCC Plus: Contact your local Department of Social Services.
🔹 Para CCC Plus: Comuníquese con su Departamento de Servicios Sociales local.
🔹 For DD Waiver: Contact your local CSB or Behavioral Health Authority.
🔹 Para la exención DD: Comuníquese con la Junta de Servicios Comunitarios o Autoridad de Salud Conductual.
🧠 Step 2: Choose Your Service Facilitator / Elija su Facilitador
🎯 It’s your right to choose who guides your care setup — and you’ve got options.🎯 Usted tiene derecho a elegir quién guía su atención — y tiene opciones.
🧭 Your Facilitator will:
🔹 Submit paperwork to start services
🔹 Monitor visits & reassessments
🔹 Answer questions & track documents
🧭 Su Facilitador:
🔹 Enviará documentos para iniciar servicios
🔹 Monitoreará visitas y reevaluaciones
🔹 Responderá preguntas y rastreará documentos
💬 Tip: Ask questions like:
🔸 How often do you check in?
🔸 ¿Con qué frecuencia se comunica?
🔸 Do you explain things in plain language?
🔸 ¿Explica las cosas en lenguaje sencillo?
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📋 Step 3: Authorization Request Submitted / Solicitud de Autorización
🚦 Your Service Facilitator has now submitted your authorization request — this officially begins your onboarding process.🚦 Su Facilitador de Servicios ha enviado su solicitud de autorización — esto inicia oficialmente su proceso de incorporación.
📅 This form sets your **official start date**, which determines when attendants can begin logging paid hours.
📅 Este formulario establece su **fecha oficial de inicio**, que determina cuándo los asistentes pueden comenzar a registrar horas pagadas.
🔍 What’s included:
🔹 Provider information
🔹 Planned services and schedule
🔹 Requested start date
🔍 Lo que incluye:
🔹 Información del proveedor
🔹 Servicios y horario planificados
🔹 Fecha de inicio solicitada
🕒 Next steps: EOR account setup, attendant file creation, and document signing begin from here.
🕒 Próximos pasos: configuración de cuenta EOR, creación de expediente del asistente y firma de documentos comienzan desde aquí.
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📅 Step 4: Ongoing Support & Monitoring / Apoyo Continuo y Supervisión
🔁 After services begin, your Service Facilitator will check in throughout the year to make sure everything runs smoothly.🔁 Después de comenzar los servicios, su Facilitador de Servicios se comunicará con usted durante todo el año para asegurarse de que todo funcione correctamente.
🗓️ Monthly Check-Ins: by phone, video, or secure message — no guessing, just guidance.
🗓️ Revisiones Mensuales: por teléfono, video o mensaje seguro — sin suposiciones, solo apoyo.
📌 6-Month Reassessment: your needs and documents get a full refresh.
📌 Reevaluación a los 6 Meses: se revisan sus necesidades y documentos.
📅 Annual In-Person Visit: a face-to-face meeting once a year, required by Medicaid.
📅 Visita Anual en Persona: una reunión cara a cara una vez al año, requisito de Medicaid.
🧡 Most facilitators meet with you all 12 months — you're never left behind.
🧡 La mayoría de los facilitadores se reúnen con usted los 12 meses del año — usted nunca estará solo.
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📚 Step 5: Help with Setup & Forms / Ayuda con la Configuración y los Formularios
🛠️ Struggling with paperwork or app setup? Don’t worry — we’ve got you.🛠️ ¿Con dificultades para los formularios o la aplicación? No se preocupe — estamos aquí para ayudar.
🔍 CDVA and PPL offer guides for:
🔹 EVV apps (CareAttend, Time4Care)
🔹 I-9 instructions & background check
🔹 Exemption forms & document upload
🔍 CDVA y PPL ofrecen guías para:
🔹 Aplicaciones EVV (CareAttend, Time4Care)
🔹 Instrucciones del I-9 y verificación de antecedentes
🔹 Formularios de exención y carga de documentos
🌐 Training Libraries:
🔗 CDVA Training Center
🔗 PPL Resources Page
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🧾 Step 6: Set Up EOR Profile / Configurar el Perfil de EOR
🏷️ The EOR (Employer of Record) is an unpaid role — usually a family member. They act as the official employer for attendants.🏷️ El EOR (Empleador Registrado) es un rol no remunerado — generalmente un familiar. Actúa como empleador oficial de los asistentes.
📑 Required Documents:
🔹 Employer Agreement / Acuerdo del Empleador
🔹 VA Form 2678 / Formulario VA 2678
🔹 SS-4 (Request for EIN from IRS — ideally a new one)
🔹 SS-4 (Solicitud de EIN del IRS — idealmente uno nuevo)
⚠️ Already have an EIN?
🔹 You must contact the IRS and change the business type to “Household Employer.”
🔹 Debe comunicarse con el IRS y cambiar el tipo de negocio a “Empleador Doméstico.”
🔹 Upload the change letter when received — it’s required.
🔹 Cargue la carta de cambio cuando la reciba — es obligatorio.
✅ Once all documents are approved, your account will show GTG (Good to Serve) status.
✅ Una vez aprobados todos los documentos, su cuenta mostrará el estado GTG (Listo para Servir).
📅 From that date forward, you’re cleared to onboard attendants and begin services.
📅 A partir de esa fecha, puede incorporar asistentes y comenzar los servicios.
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👤 Step 7: Set Up Attendant Profile / Configurar el Perfil del Asistente
🧑💼 Attendants are considered employees — their file must be complete before services begin.🧑💼 Los asistentes son considerados empleados — su expediente debe estar completo antes de comenzar los servicios.
📑 Required Documents:
🔹 I-9 Form with ID (DL + SS card OR Passport)
🔹 Formulario I-9 con identificación (Licencia + tarjeta SS O Pasaporte)
🔹 Employee Agreement / Acuerdo de Empleado
🔹 VA-4 Tax Form / Formulario VA-4 de impuestos
🔹 Tax Exemption Form (mark residency status)
🔹 Formulario de Exención de Impuestos (indicar estado de residencia)
🔹 Live-In Exemption (if applicable) / Exención por convivencia (si aplica)
🔹 Background Check Form — must be signed, notarized, and submitted
🔹 Formulario de Verificación de Antecedentes — debe estar firmado, notariado y entregado
🕒 Timeline Tip:
🔸 Approval takes time — missing info causes delays
🔸 La aprobación toma tiempo — faltas causan retrasos
🔸 Profile review won't begin until EOR setup is complete
🔸 La revisión del perfil no comienza hasta que el EOR esté aprobado
💵 Good news: once approved, attendants may submit hours **retroactively** to your authorized start date.
💵 Buenas noticias: una vez aprobados, los asistentes pueden enviar horas **retroactivas** desde la fecha de inicio autorizada.
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🎉 Step 8: Onboarding Complete / Incorporación Completa
✅ All key steps are approved — your waiver services are now active, and you’re officially enrolled with CARIUS4U+.✅ Todos los pasos clave están aprobados — sus servicios de exención están activos y ahora está oficialmente inscrito con CARIUS4U+.
💼 From here, our team will support your care plan, documentation, and ongoing monitoring — we walk beside you every step of the way.
💼 A partir de ahora, nuestro equipo apoyará su plan de atención, documentación y supervisión continua — caminamos con usted en cada paso.
🌟 You’re now part of a mission that values dignity, clarity, and compassionate care.
🌟 Ahora forma parte de una misión que valora la dignidad, la claridad y la atención compasiva.
🧡 Need help with your first visit or form?
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